Zeitmanagement: Wie Sie mit diesen 4 Tricks Ihre Zeit sofort effizienter verwalten

  • 1. September 2017

Zeitmanagement ist ein ganz wichtiges Thema und hat auch sehr viel mit finanzieller Freiheit zu tun. Man sollte genau überlegen, wie man seine Zeit effektiv nutzt.

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Aus diesem Grund habe ich heute für Sie 4 Tipps zusammengetragen, die ich selbst anwende und die auch Sie sofort anwenden können.

Tipp Nummer 1: Fokus

Effizienz bedeutet, dass wir die großen wichtigen Dinge in Angriff nehmen und es ist immer ganz wichtig, dass wir diese im Fokus haben. Ich setze das mithilfe eines DIN-A4-Blatts um. Oben habe ich die 3 wichtigsten Projekte in beruflicher Hinsicht notiert, weiter unten die 3 wichtigsten privaten Projekte. Dieses Blatt schaue ich mir in der Regel einmal in der Woche an, teilweise auch mehrfach, um diese Dinge einfach immer wieder im Fokus zu haben.

Was ist denn wirklich zentral? Wofür muss ich mir unbedingt Zeit nehmen? Das ist ganz wichtig, dass wir dies trotz des Alltagsgeschäfts mit vielen E-Mails etc. nie aus den Augen verlieren.

Tipp Nummer 2: Die richtigen Fragen stellen

Außerdem sollten wir uns immer die richtigen Fragen stellen.

Bin ich auf dem richtigen Weg? Wenn Sie Tätigkeiten durchführen, sollten Sie immer selbst reflektieren: Macht das ganze Sinn? Wie kann ich diese Tätigkeit so einrichten oder automatisieren, vielleicht mit einmaligem Extraaufwand, so dass ich zukünftig nicht mehr so viel machen muss?

Wie kann man Dinge generell automatisieren? Vielleicht mit Software: hier sollte man am besten immer die Augen offenhalten und schauen, wie man das Ganze optimieren kann. Wo sind mögliche Fehlerstellen? Was kann ich hier noch besser machen? Was kann ich an andere Menschen delegieren? Vielleicht auch innerhalb der Familie.

Tipp Nummer 3: Delegation

Und da sind wir auch schon gleich beim Thema Delegation. Delegieren Sie Aufgaben an Assistenten, Mitarbeiter etc. Aufgaben, die andere günstiger bzw. besser erledigen können als Sie selbst.

Wenn Ihr Stundensatz beispielsweise bei 30 € liegt, dann delegieren Sie Aufgaben, die beispielsweise für 10 €, 15 € oder 20 € pro Stunde möglich sind. Gerne können Sie auch 30 € in der Stunde zahlen, um sich exponentiell zu verbessern. Damit Sie Raum und Zeit haben, um etwas kreieren zu können, damit Sie irgendwann selbst einen Stundenlohn von 50 €, 100 € oder sogar 200 € haben.

Sie können Virtuelle Assistenten anstellen. Es gibt viele Tätigkeiten, die wir auslagern können bzw. die online stattfinden. Alles, was beispielsweise mit Social Media oder Support zu tun hat, wo wir Textverarbeitung machen, Recherchetätigkeiten durchführen etc. kann sehr einfach ausgelagert werden.

Es gibt hier sehr gute virtuelle Assistenten und Agenturen die man nutzen kann, die auch deutschsprachig sind. Im englischsprachigen Raum ist es sehr typisch beispielsweise Menschen aus Thailand oder Indien zu engagieren. Bei uns ist das häufig eher der osteuropäische Raum.

Gute Agenturen, die Sie anschauen können, sind beispielsweise „strandschicht.de“ und „eassistentin.de“. Das sind seriöse Agenturen, die Sie austesten können und schauen, ob Sie ein paar Stunden delegieren möchten.

Sie werden feststellen, was das für ein befreiendes Gefühl ist, wenn Sie nicht alles selbst machen müssen bzw. immer weniger und weniger. Das ist einfach ein Prozess, der auch viel mit Selbstreflexion zu tun hat.

Tipp Nummer 4: „PhraseExpress“

Im letzten Tipp geht es um eine sehr empfehlenswerte Software, mit der Sie den kompletten Computer automatisieren können und zwar heißt diese Software PhraseExpress. Es gibt zwei Varianten, einmal für den Mac, bei der ich sagen muss, dass ich diese Variante nicht so optimal finde. Viel besser ist PhraseExpress für Windows. Wenn Sie also auf Windows und viel am Computer arbeiten, dann sollte PhraseExpress ein Muss für Sie sein.

Hier können Sie einstellen, dass Sie nie wieder Ihren Namen ausschreiben müssen. Sie können ein Kürzel hinterlegen, wie z.B. „mamü“ für Max Müller und dann wird automatisch Ihr Name ausgeschrieben. „Mfg“ wird automatisch zu „Mit freundlichen Grüßen“.

Der Unterschied zum Word-Pendent ist, dass es eben nicht nur in Word geht, sondern auf den kompletten PC übertragen wird. Sie können dann eine Ordnerstruktur anlegen. Zum Beispiel den Ordner Max Müller „omamü“ und dann öffnet sich automatisch der Ordner Max Müller oder die Internetseite von Max Müller „imamü“. Diese öffnet sich dann automatisch im Browser. Das heißt, man muss nicht immer suchen.

Auf den ersten Blick klingt das vielleicht nicht spektakulär, aber wissen Sie, wie viele Dinge Sie täglich am Computer machen, die schnell 20-30 Minuten am Tag ausmachen?  Z.B. bestimmte Ordner öffnen und immer gleiche Texte eingeben, oder immer der gleiche Name oder „Mit freundlichen Grüßen Max Müller“.

Mit dieser Software schreiben Sie einfach „Mfgmamü“ und erhalten „Mit freundlichen Grüßen Max Müller“ ganz automatisch. Das läppert sich dann zusammen und es werden ein paar Stunden pro Monat gespart, die Sie dann wiederum haben, um einen halben oder einen ganzen Tag frei zu nehmen oder den Sie wieder dafür verwenden können, mehr Geld zu verdienen.

Also diese 4 Tipps können Sie sofort anwenden. Ich nutze sie sehr erfolgreich selbst und empfehle Ihnen dies auch zu tun.